SEGURANÇA DE AÇÕES NO CONTROLE DO ESTOQUE

Para manter um estoque seguro será necessário saber exatamente o que você tem, onde esta localizado e quanto vale a pena – registros bons são essenciais. Produtos que são pequenos, não possuem logotipos, etiquetas e que são fácil de vender são os que mais correm riscos de furto.

Ladrões de Lojas

Um ladrão vindo de fora é uma ameaça óbvia. Verifique a segurança em torno de suas instalações para manter o risco a um mínimo. Em uma loja, os ladrões podem roubar em grupos – alguns fornecendo uma distração, enquanto outros levam os bens da loja. Ensine seu pessoal a estar alerta e a reconhecer comportamentos como este. Estabelecer uma política clara e certifique-se pessoal são treinados em lidar com ladrões.

Oferecer ajuda a um cliente que você suspeita, poderá impedir um possível furto. É importante evitar usar palavras de confronto como “roubar” se você tiver que se aproximar de um cliente  suspeito essa atitude irá te proteger de entrar em uma situação perigosa.

Proteja seu estoque

• Identificar sempre identificar marcando equipamentos portáteis caros (como computadores, celulares, casacos, botas e outros) produtos pequenos que possuem alto valor para a loja e podem ser facilmente escondidos e levados. Se possível, colocar o material valioso com etiquetas de segurança – como as etiquetas de identificação por radiofrequência – que irão soar um alarme se forem movidas.
• Não deixe o equipamento pendurado após a entrega. Coloque-o em um lugar seguro, registre-o e limpe a embalagem. É uma boa idéia para dispor de embalagens de forma segura – deixando caixas em vista poderia ser um anúncio para os ladrões.
• Faça regularmente inventários - única forma de diagnosticar perdas de estoque.
• Coloque CCTV em parques de estacionamento e outros locais chave.

Furtos por Funcionários

Furtos por funcionários às vezes pode ser um problema. Para evitar isso:

• Treine os funcionários sobre seus sistemas de segurança e suas políticas e procedimentos disciplinares. Treinamento sobre o custo do roubo de ações vai ajudar, como muitas pessoas não estão cientes das implicações para o volume de negócios da empresa e segurança no trabalho.
• Configurar procedimentos para prevenir o roubo. Pessoal com responsabilidades financeiras não deve ser responsável por registros de ações.
• Restringir o acesso a armazéns, armazéns e armários de papelaria.
• Regularmente mude o pessoal que controla ações para evitar conspirações e/ou má prática.

TRUQUES PARA CONTROLE EFICIENTE DE ESTOQUE

O controle eficiente do estoque ajuda alinhar o capital de giro com a necessidade do cliente, diminui custos, melhora o desempenho operacional e reduz índice de perdas e desperdícios da empresa, tornando-a mais competitiva. 

Deixamos aqui alguns truques que nos ajudam a melhorar o controle do nosso estoque e, com ele, o desempenho do nosso negócio. São eles:

Inventários do estoque

O fato é que os inventários periódicos bem executados nos fornecem informações privilegiadas para decidir com confiança. A primeira é se o estoque físico está batendo com o informado pelo software da loja – análise “cara crachá”. 

Essas informações nos orientarão sobre possíveis problemas e suas causas, ajudando-nos a tomar decisões... digamos...mais agressiva, rápidas e inteligentes que melhorem o desempenho do nosso negócio.

É lamentável que ainda teimamos em dar tão pouca importância à contagem física do nosso estoque ou inventário do estoque. 

Gente, como podemos tomar decisão segura e inteligente sobre nosso estoque – estratégica – se não sabemos exatamente como está fisicamente?

Infelizmente a maioria dos gestores continuam no amadorismo praticando o controle “virtual” do estoque e que os leva a tomar decisão baseada no “achismo” ou reagindo às "tempestades", seja por falta de informação, preguiça ou por desleixo. Continuam apostando na intuição e infalibilidade dos funcionários, mesmo diante de um cenário onde informação é poder e a concorrência, cada dia mais preparada.

Organizar o estoque

Organizar o estoque por categoria e por frequência de saída também é crucial para melhoramos o controle. 

Quanto mais visível estiver nosso estoque, mais acessível ficará do nosso olho, da visão do estoquista e do pessoal de vendas.

Controle das movimentações

Todas as movimentações de entrada e saída do estoque devem ser controladas e registradas. Com controle das movimentações, obtemos dados que nos permite conter, eliminar e/ou prevenir furos e perdas no estoque.

Esses dados nos ajudarão, inclusive, a orientar nosso setor de compras a acertar na quantidade e na necessidade do Cliente, reduzindo custos financeiros e de estocagem, melhorando as vendas e enxugando e tornando nosso estoque mais produtivo e lucrativo.

Mantenha a comunicação fluida

A eficácia do controle é facilitada tornando a comunicação mais fluida entre nossos setores de vendas e compras.

O setor de vendas pode fornecer informações precisas sobre a demanda dos produtos, enquanto o setor de compras necessita de informações a respeito do giro do estoque para fazer as aquisições de uma maneira competente.

Software de gestão da loja

Um sistema de gestão auxilia no controle de estoque, automatizando a administração de entradas, de saídas e dos inventários dos materiais. Um programa software adequado (ERP), nos ajuda a cruzar informações, analisá-las com rapidez e a monitorarmos o desempenho do negócio. Nossa empresa ganha em produtividade, confiabilidade e redução de erros, desvios e retrabalhos.

É importante frisar que a saúde financeira de nossa empresa pode ser seriamente comprometida se o controle do nosso estoque não estiver em nossas mãos. Afinal, a razão de ser do nosso negócio, é seu estoque.  

Diante do exposto, nós gestores deveremos valorizar e investir mais tempo e recursos em manter as informações dos nossos estoques atualizados e, sempre à vista, de modo a elevarmos a produtividade e a competitividade de nossas empresas.

Como está a gestão do seu estoque? Compartilhe suas experiências conosco.

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Controle de Estoque Físico e Financeiro

O controle físico e financeiro do estoque é muito importante pois serve para determinar quanto em dinheiro está empregado no estoque e assim poder analisar, planejar e tomar decisões como, por exemplo,  colocar um produto encalhado em liquidação, o mais rápido possível, para fazer girar esse produto e aumentar o capital

O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja matéria-prima, seja mercadoria, e quanto essa quantidade significa em valores monetários.

Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa. Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio.

Contudo, grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz dos insumos, apresentando, via de regra, "furos" de estoque (as quantidades físicas não "batem" com o registro em fichas ou sistema).

Uma das consequências da falta de controle está no fato de não ser possível checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade. Com efeito, não conhecer o consumo médio dos materiais dificulta a compra que vise diminuir a necessidade de capital de giro da empresa.

O estoque de alguns itens, por exemplo, pode estar superdimensionado, o que significa um capital desnecessariamente parado. A falta de gestão tem como consequência, também, a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias, com diminuição da produtividade.

Recomendações que Evitam Desvios da Produção

A possibilidade de desvios da produção também é uma consequência da falta de um controle efetivo e as recomendações são as seguintes:

• O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente;

• Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado;

• Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída;

• Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou;

• Implantar o "Inventário Rotativo". Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada;

• Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. Além disso, terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas.

Objetivos da Ficha de Estoque

O principal objetivo da ficha de controle de estoque (que pode ser física ou em um sistema informatizado) é controlar a movimentação individual, as entradas e as saídas dos materiais de estoque, ou seja, produtos acabados, matérias-primas etc. da empresa.

Portanto, para cada produto existe uma ficha correspondente.

Normalmente, constam dessa ficha de controle as seguintes informações:

1. Código e descrição do produto/material;

2. Unidade de consumo (kg, m, peça etc.);

3. Estoque mínimo;

4. Endereço de localização no almoxarifado;

5. Data do evento de entrada ou saída do produto/material;

6. Quantidade de entrada, saída e saldo do produto/material;

7. Valor do custo de entrada, saída e valor do estoque atual;

8. Valor do custo médio e anual de aquisição do produto/material.

Para o correto preenchimento dessa ficha, os registros de entrada devem ser feitos quando do recebimento dos materiais, com base na documentação de entrada, que pode ser a própria nota fiscal ou uma nota de recebimento.

Os registros de saída devem ser feitos com base nas requisições de materiais emitidas pelos usuários.

Fonte: SEBRAE